Jak prowadzić dokumentację zlecenia transportowego?

„To Pani jest tym prawnikiem od transportu?” – kolejny telefon odrywa mnie od marzeń o słonecznych wakacjach i powoduje przyspieszenie tętna… Czyżby kolejna przygoda?

Od czasu, gdy pod wpływem mojego męża „nawróciłam” się na zdrowy tryb życia i postanowiłam rzucić palenie i zacząć biegać, łatwiej jest mi osiągać fazę zen… Nie denerwuję się, bo wiem, że jak się zdenerwuję to będę chciała sobie zapalić, a ja przecież nie palę już 4 miesiące… Tym sposobem chodzę zrelaksowana i niepaląca

Dzięki moim ukochanym klientom, życie nie oszczędza mi różnorodnych atrakcji… Ilekroć dzwoni telefon z pytaniem o poszukiwanie prawnika od transportu lub prawnika od spedycji, wiem, że czeka mnie kolejna dawka mocnych wrażeń… I kolejna wspaniała przygoda z prawem przewozowym w tle…

Chociaż historia, którą dzisiaj opowiem nie będzie dotyczyła rozbieżnych interpretacji przepisów praw przewozowego czy Konwencji CMR, nie będzie polemiką z najnowszym rozstrzygnięciem sądu wydanym w oparciu o przepisy prawa przewozowego, a będzie miała charakter wyłącznie praktyczny

W ubiegłym tygodniu dostałam w bonusie mały kartonik z dwudziestoma pięcioma sprawami o zapłatę. Sprawy zostały wniesione samodzielnie przez dział windykacji mojego klienta – w opinii mojego klienta wypełnienie formularza pozwu i dołączenie faktury nie wymaga jakiejś tajemnej wiedzy, wymagającej koniecznie wynajęcia adwokata… I co do zasady wiem, że akurat w tej firmie windykacja bez udziału prawnika działała wyśmienicie… Aż do ubiegłego poniedziałku…

- Pani Asiu, mam taki mały problem… Dostaliśmy nakazy na firmę X, a oni wnieśli sprzeciwy i mamy termin z sądu na złożenie pisma… I ja kompletnie nie wiem, co z tym zrobić… Bo oni tu piszą, że oni nam nic nie zlecali, że my nic im nie woziliśmy, a przecież (tu mała żołnierska dygresja, której moja wrodzona skromność nie pozwala mi cytować) woziliśmy dla nich pół roku… Ćwierć bańki mi wiszą… – tutaj następuje kolejna część wypowiedzi nie nadająca się do cytowania…

Ok – to ja wpadnę i zabiorę dokumenty…

Wpadam – zabieram pudło. Dwadzieścia pięć pozwów o zapłatę, dwadzieścia pięć nakazów i dwadzieścia pięć sprzeciwów… I dokładnie dwadzieścia pięć zobowiązań do złożenia pisma przygotowawczego w terminie 14 dni… Których, w dacie odbioru pudełka zostaje mi dokładnie cztery

Kolejne trzy dni spędzam na pisaniu maili i kompletowaniu dokumentów, bo do pozwów dołączona była wyłącznie faktura, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego i pełnomocnictwo dla pracownika… Do sprzeciwów druga strona dołączyła szereg dokumentów, mających na celu „zmylenie przeciwnika i mydlenie oczu sądowi”… Część podnoszonych przez drugą stronę zarzutów brzmi nieprawdopodobnie, aczkolwiek „trzeba dmuchać na zimne”

Wściekam się…

Wiesz już o co?

Wściekam się o czas, który upływa, a ja zamiast pisać dwadzieścia pięć pism przygotowawczych kompletuję dokumenty, które powinnam dostać w zestawie do każdej sprawy… A dokumenty zbieram w dziale spedycji, w dziale windykacji, w dziale finansowym… Prezes spotykając mnie codziennie w firmie ze zdziwieniem pyta, po kiego czorta znowu przyjeżdżam w sprawie tych samych sprzeciwów…

Zbieranie dokumentów obejmuje również grzebanie w archiwum maili, bo „na kompie tej Anki co już nie pracuje powinny być ich zlecenia, a jak (   ) informatyk ich nie zarchiwizował to (….) nie wiem co”…

Zrobiło się przydługo… A konkluzja w istocie będzie krótka…

Z powyższej historii płyną dwa wnioski: po pierwsze do pozwu warto dołączyć wszystkie dokumenty na poparcie swoich racji, po drugie w papierach dotyczących danego zlecenia transportowego (lub zlecenia spedycyjnego) warto mieć porządek.

Umowa przewozu żyje swoim cyklem i duże firmy transportowe najczęściej dane etapy jej wykonania zlecają poszczególnym działom, w tych też działach zostaje dokumentacja związana z danym zleceniem.

Na początku jest spedytor – czyli pracownik odpowiedzialny za przyjęcie i potwierdzenie danego zlecenia transportowego lub spedycyjnego[1], który otrzymuje zlecenie, wysyła potwierdzenie, czasami podzleca przewóz kolejnej firmie… Wszystkie powstałe w tym czasie dokumenty takie jak zlecenia przewozowe, zlecenia transportowe, zlecenia spedycyjne, potwierdzenia ich przyjęcia, korespondencja mailowa i na komunikatorach stanowi dowód zawarcia umowy przewozu i jej treści (zarówno umowy zwieranej z naszym kontrahentem – nadawcą, jak i naszym podwykonawcą).

Następnie rozpoczyna się przewóz – tutaj powstają kolejne dokumenty – list przewozowy, list przewozowy CMR, dokument WZ, kwit paletowy, dokumentacja celna, czasami dodatkowe ubezpieczenie przesyłki – czyli wszystko to co towarzyszy przesyłce do miejsca przeznaczenia, gdzie mogą powstać kolejne dokumenty, jeżeli okaże się, że przewóz nie został wykonany należycie – na przykład: lista rozbieżności, dokument szkody, protokół oględzin

Jeżeli wszystko było w porządku powstaje faktura, jeżeli pojawiły się problemy: zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela, korespondencja z nadawcą, odbiorcą, zakładem ubezpieczeń itd…

Wezwanie do zapłaty, reklamacja

Potwierdzenie odbioru wezwania do zapłaty i reklamacji (żeby móc wykazać początek biegu zawieszenia przedawnienia)

Jakiekolwiek wystawione lub otrzymane noty obciążeniowe, dowody ich otrzymania bądź nadania

Oświadczenia o potrąceniu…

Wszystkie te dokumenty i każdy z osobna opowiadają historię danego przewozu od początku do końca i każdy z tych dokumentów powinien towarzyszyć pozostałym, nawet jeżeli powstały w innych działach tej samej firmy…

O wiele łatwiej jest przygotowywać jakikolwiek dokument procesowy, jeżeli do dyspozycji ma się wszystkie dokumenty i nie trzeba nerwowo zastanawiać się, czy Marek czegoś nie pisał w sprawie tego przewozu cytryn do Płońska…

A o ile łatwiej jest pracować, gdy po firmie nie biega znerwicowany adwokat dopytujący się ciągle o nowe dokumenty… A o ile łatwiej takiemu adwokatowi sporządzić w terminie wyczerpujące i profesjonalne pismo procesowe, gdy otrzymuje komplet dokumentów, które opowiadają historię jednego przewozu od początku do końca w sposób tak gruntowny, że prawnik ten nie ma potrzeby angażowania całej firmy do kompletowania dokumentów…

Wyrabiając w sobie nawyk prowadzenia kompleksowej teczki dla danego zlecenia warto pamiętać, iż prawo przewozowe rządzi się swoimi odrębnościami, które dotyczą zarówno zasad dochodzenia roszczeń z umowy przewozu przed sądem, jak również co do sposobu zawieszania biegu terminów przedawnienia… Warto również pamiętać, że terminy przedawnienia są krótkie i głupio byłoby przegrać sprawę, bo nie wniosło się jej w terminie ze względu na przedłużające się komplementowanie dokumentacji…

Warto również mieć na uwadze fakt, zgodnie z obowiązującymi przepisami, strona powodowa już w pozwie powinna podnieść wszystkie okoliczności uzasadniające żądanie pozwu i powołać wszystkie dowody na poparcie własnych twierdzeń. Sąd może nie dać nam szansy na złożenie kolejnego pisma procesowego uznając, że nieprzytoczenie wszystkich twierdzeń i dowodów w pozwie, pozbawiło nas możliwości powoływania się na nie w terminie późniejszym… Po prostu nie warto ryzykować tym, że nasze bałaganiarstwo pozbawi nasz szansy na sprawiedliwy wyrok i zapłatę dochodzonych należności. A trudno będzie przekonać szefa, że nie dołączyliśmy listu przewozowego CMR jako dowodu spełnienia świadczenia już w pozwie, bo trzymaliśmy go jako asa w rękawie do samego końca…

[1] Tak często marudzę o tym, że umowa przewozu to zawsze taka umowa w której zobowiązujemy się do przewiezienia przesyłki i nawet jeżeli zlecenie nazwiemy „spedycyjnym” a zgodnie z jego treścią zobowiązujemy się do przewozu, to zawieramy umowę przewozu, że odpuszczę sobie głębszą analizę. Dla zainteresowanych polecam tekst: